ARTICLE 1 : ORGANISATION

La quatrième édition de l’EKIDEN PAU-GELOS est organisée le dimanche 7 avril 2019 par l’association les AIGLES DE PAU en partenariat avec la Ville de GELOS et l’Union Sportive Vaillante Gelosienne.

L’EKIDEN PAU GELOS marathon en équipe de 6 coureurs se déroulera sur l’emprise du stade Pascal Garrocq et le site du Pradeau à GELOS point de départ GPS de l’épreuve 43°17’09.1 ‘’N0°22’0.4,3W.

ARTICLE 2 : PRESENTATION

L’épreuve consiste en un relais sur route et chemin stabilisé effectué par des équipes de 6 athlètes hommes, femmes ou mixtes sur la distance du marathon, soit 42.195 Km.

Une équipe mixte est obligatoirement composée de 3 dames et 3 hommes pouvant indifféremment courir sur le relais voulu. Toute autre composition d’équipes (exemple 5 dames et un homme) est considérée comme équipe masculine.

Pour le classement en équipe master masculin, tous les coureurs composant l’équipe, appartiennent aux catégories Master.

ARTICLE 3 : DEROULEMENT DE L’EPREUVE

Le marathon relais de l’EKIDEN PAU-GELOS se dispute entre équipes comportant chacune 6 coureurs sur une boucle de 5 Km qui devra être parcourue une ou deux fois par athlète en fonction du relais (cf. distances indiquées ci-dessous).

Le dernier relayeur effectuera une boucle spécifique supplémentaire comprenant une voie de dégagement menant à une arrivée d’une longueur de 2.195 Km et sera identifié par un collier de fleurs en papier, porté obligatoirement autour du cou, pour parcourir cette dernière boucle.

Pour le relais composé de 6 athlètes, les distances par relais sont les suivantes :

1° coureur : 5 Km (1 boucle)

2° coureur : 10 Km (2 boucles)

3° coureur : 5 Km (1 boucle)

4° coureur : 10 Km (2 boucles)

5° coureur : 5 Km (1 boucle)

6° coureur : 7.195 Km (1 boucle de 5 Km + 1 boucle spécifique de 2.195 Km)

Horaires :

8h40 briefing obligatoire des équipes sur l’aire de départ

9h00 départ du premier relayeur

Le délai maximum pour parcourir les 42.195 Km est fixé à 4h30 pour chaque équipe.
Arrêt de l’épreuve à 13h30.

ARTICLE 4 : CONDITIONS DE PARTICIPATION

L’épreuve est ouverte aux athlètes à partir de la catégorie CADET, quelle que soit la distance, qu’ils soient licenciés ou non, aux équipes de club FFA, clubs ASPTT, clubs entreprises, familles, groupes d’amis.

Est expressément indiqué que les coureurs participent à la compétition sous leur propre et exclusive responsabilité. Cependant pour les mineurs, l’inscription ne sera acceptée qu’à condition qu’une autorisation parentale pour la participation à l’EKIDEN PAU-GELOS soit remplie.

La participation à la compétition est subordonnée à la présentation par chaque membre de l’équipe lors du retrait des dossards :

• D’une licence délivrée par la FFA en cours de validité à la date de l’épreuve : licence athlé-compétition, licence athlé-running, pass’running, pass j’aime courir ou licence athlé entreprise. Les autres licences délivrées par la FFA (Santé, Encadrement et Découverte ) ne sont pas acceptées.

• D’une licence délivrée par UFOLEP : à condition d’y voir « non contre-indication à la pratique de l’athlétisme en compétition » ou « course à pied en compétition ».

• D’une licence sportive, en cours de validité à la date de la manifestation délivrée par une fédération agrée, (faisant partie de la liste http//:www.sports.gouv.fr/spip?page=sg-federation) sur laquelle doit apparaitre, par tous moyens, la mention « non contre-indication à la pratique du sport en compétition », ou « non contre-indication à la pratique de la course à pied en compétition,» ou « non contre-indication à la pratique de l’athlétisme en compétition ».

• D’un certificat médical (ou photocopie) où la mention « non contre-indication à la pratique du sport en compétition, de l’Athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition » devra être clairement apposée et datera de moins d’un an. la copie de ces documents sera conservée par l’organisateur en tant que justificatif en cas d’accident.

Les participants étrangers sont tenus de fournir un certificat médical d’absence de contre-indication à la pratique du sport en compétition, de l’athlétisme en compétition ou de la course à pied en compétition, même s’ils sont détenteurs d’une licence compétition émise par une fédération affiliée à l’IAAF. Ce certificat doit être rédigé en langue française, daté, signé et permettre l’authentification du médecin, que ce dernier soit ou non établi sur le territoire national. S’il n’est pas rédigé en langue française, une traduction en français doit être fournie.

ARTICLE 5 : INSCRIPTIONS

L’inscription des équipes se réalise uniquement et seulement en ligne sur le site du chronométreur ww.pyreneeschrono.fr à partir du lundi 21 janvier 2019 jusqu’au jeudi 4 avril 2019 23h59, dans la limite des 200 premières équipes.

Une inscription ne sera enregistrée qu’à la condition d’être complète (bulletin d’adhésion dûment complété, avec autorisation parentale pour les mineurs, règlement effectué) pour toute l’équipe. Toutefois, les certificats médicaux avec la mention de « non contre-indication à la pratique du sport en compétition » ou de « non contre-indication à la pratique de l’athlétisme en compétition » ou de « non contre-indication à la course à pied en compétition », ou une des licences sportives mentionnées à l’article 4 devront être obligatoirement présentés lors du retrait des dossards si ces documents n’ont pas pu être téléchargés lors de l’inscription.

Tout engagement est personnel, ferme et définitif, et ne peut faire l’objet de remboursement pour quelques motifs que ce soit.

Cependant les frais de transaction payés lors de l’inscription, sur le site www.ekidenpaugelos.org ou sur le site du chronométreur www.pyreneeschrono.fr ne seront en aucun cas remboursés.

Toutefois la composition des équipes pourra être modifiée en ligne jusqu’au jeudi 4 avril 2019 à 23h59, sur place, lors du retrait des dossards, le samedi 6 avril jusqu’à 19h. Aucune modification ne sera faite le dimanche.

Toute personne rétrocédant son dossard à une tierce personne, hors cas prévu ci-dessus, sera reconnue responsable en cas d’accident survenu ou provoqué par cette dernière durant l’épreuve. De plus, son équipe sera automatiquement disqualifiée.

L’organisation décline toute responsabilité en cas d’accident face à ce type de situation.

ARTICLE 6 : TARIFS

75,00 € par équipe jusqu’au jeudi 4 avril 2019 23h59.

Toutes les équipes inscrites avant le 10 mars 2019 23h59, participeront à un tirage au sort pour l’obtention d’un lot d’une valeur de 350 Euros.

Les inscriptions seront fermées et clôturées avant le jeudi 4 avril 2019 à 23h59 si le nombre maximum des 200 équipes est atteint, seuil de limite d’organisation.

ARTICLE 7 : CAS DE DISQUALIFICATION

Chaque coureur ne peut faire partie que d’une seule équipe et ne peut courir qu’un seul relais. En cas de participation d’un athlète à plusieurs relais dans une même équipe ou dans des équipes différentes, la ou les équipes en cause seraient immédiatement disqualifiées.

Chaque participant s’engage à ne pas anticiper le départ et à parcourir la distance complète correspondant à son relais avant de passer le relais ou de franchir la ligne d’arrivée. Le non-respect de cette règle entraînera aussitôt la disqualification de l’équipe.

Les dossards individuels seront obligatoirement fixés sur le tee shirt avec des épingles à nourrice et bien lisibles. Seul, le dossard collectif, équipé de la puce de chronométrage, sera accroché à une ceinture fournie par l’organisation. Toute superposition de ceintures sera interdite et l’équipe sera disqualifiée.

Le coureur 7 se verra remettre à l’issue de son 5ème km un collier de fleurs permettant aux organisateurs de l’orienter sur la dernière boucle de 2,195 km. Il devra être porté obligatoirement autour du cou. La non visibilité du collier autour du cou entrainera la disqualification de l’équipe.

ARTICLE 8 : DOSSARDS

L’ensemble des dossards de l’équipe sera donné en une fois, dans une seule et même enveloppe, à condition que le dossier soit complet.

En cas de dossier incomplet à l’inscription par manque d’une ou des pièces définies dans l’article 3, les pièces manquantes devront alors être présentées pour retirer l’enveloppe des dossards.

Toute affectation de dossard est ferme et définitive. Aucun dossard ne sera envoyé par la poste.
Un seul représentant de l’équipe pourra retirer l’enveloppe dossards pour ses coéquipiers sur justificatif d’identité.

Un dossard ventral avec numéro de l’équipe et numéro de relayeur devra être positionné sur la poitrine et ne pas être plié ou caché par un vêtement. Il devra être fixé par des épingles type « à nourrice » qui seront apportées par chaque athlète.

Les dossards seront numérotés de 1 à 6 (ordre des relayeurs) et seront portés par les coureurs dans l’ordre du relais.

Les dossards seront remis dans la salle multi activités du Pradeau sur l’emprise du stade Pascal Garrocq.

Horaires :

Samedi 6 avril 2019 entre 13h30 et 19h00

Dimanche 7 avril 2019 entre 7h00 et 8h00 (pour les équipes hors département
uniquement)

ARTICLE 9 : LABEL REGIONAL FFA

L’EKIDEN PAU GELOS est une course détenant le label régional FFA. A ce titre l’organisation répond au cahier des charges des courses hors stade FFA. Il est qualificatif pour les championnats Nationaux d’Ekiden 2019. Sont concernées les équipes hommes toutes catégories, femmes toutes catégories, hommes masters et mixtes (3 hommes et 3 femmes)
licenciés FFA.

Dans l’hypothèse d’un litige, il sera possible de le faire savoir par appel directement au juge officiel de l’épreuve désigné par la FFA dans un délai de 30 minutes à compter de l’arrivée du dernier coureur. La décision du juge est sans appel, il est assisté d’un adjoint et d’officiels FFA nommément désignés.

Le mesurage de l’épreuve a été réalisé le 10 avril 2016 et porte pour certificat le N°AQU064/06704/016.

ARTICLE 10 : CHRONOMETRAGE

Le chronométrage est réalisé par une société ayant l’agrément de la FFA : PYRENEES CHRONO – 7, route de la vallée – 64400 AREN. Son représentant est Dominique LAHIRIGORYEN

Tous les inscrits se verront remettre avec l’enveloppe dossard une ceinture dégrafable équipée d’une puce RFID-UHF et d’un dossard d’équipe numéroté de 1 à 200. Cette ceinture devra obligatoirement être restituée lors du passage de la ligne d’arrivée par le dernier coureur. Toute ceinture perdue par une équipe sera facturé 20 euros.

Les résultats seront affichés sur papier et mis sur panneau à mi-course et à la fin de l’épreuve.

L’ensemble des résultats seront consultables sur le site : www.pyreneeschrono.fr dès le dimanche soir 20h30 et resteront hébergés sur le site : www.ekidenpaugelos.org.

Ils seront transmis le jour même à la ligue d’athlétisme de la nouvelle aquitaine (LANA) le jour même.

ARTICLE 11 : RECOMPENSES

Seront récompensés :

• Le club avec le plus grand nombre de participants.
• Les trois premières équipes dans le classement équipe masculine
• Les trois premières équipes dans le classement équipe féminine (6 femmes)
• Les trois premières équipes dans le classement équipe mixte (3 hommes+3 dames)
• Les trois premières équipes dans le classement équipe masculine master (6 Master Hommes)
• Les trois premières équipes dans le classement « challenge entreprise »

Les prix et récompenses seront remis par des officiels.

Le tirage au sort des équipes inscrites avant le 10 Mars 2019 à 23h59 pour l’attribution du lot d’une valeur de 350 Euros se déroulera lors de la remise des récompenses.

Une équipe non présente à l’appel ne pourra prétendre à sa récompense.

ARTICLE 12 : ABANDON

Un concurrent souhaitant abandonner et ne pas terminer son relais devra se présenter auprès du podium sur la ligne d’arrivée et restituer la ceinture avec puce et verra son équipe classée dernière avec la mention abandon au classement général de l’épreuve.

ARTICLE 13 : SECOURS SECURITE

Les rues et chemins utilisés pour la compétition sont fermés à la circulation pendant la durée de la course (arrêté préfectoral). La course est organisée en conformité avec les lois et règlements locaux relatifs à l’organisation d’une course sur des routes publiques et bénéficie de l’autorisation du maire de GELOS.

La sécurité est assurée par la police municipale, par les signaleurs (bénévoles) situés sur chaque sécante du parcours et au carrefour et par les commissaires de course.

Un dispositif médical sera mis en place dans une tente dédiée après la ligne d’arrivée à compter du dimanche 9 avril 8h00 jusqu’à 15h00.

Le dispositif médical en place aura compétence pour décider de la mise hors course d’un concurrent pour des raisons médicales.

Un dispositif de contrôle anti dopage conforme à la réglementation FFA est prévu sur le site à « la maison du Pradeau » et pourra être activé et placé sous la responsabilité du Délégué fédéral accompagné de son escorte.

Un dispositif de gestion des incidents sera expliqué à l’ensemble des signaleurs et responsables de secteur lors d’une réunion préparatoire en présence de la police municipale. Un responsable PC « secours sécurité » sera positionné à proximité de la tente secours et sera en contact par moyens radio (téléphone portable) et sera en mesure d’appeler les secours externes (SAMU, POMPIER).

ARTICLE 14 : ACCOMPAGNATEUR

En application du règlement des courses hors stade de la FFA, tout accompagnateur quel qu’il soit (à pied, à bicyclette, en roller, ou tout autre engin motorisé ou non) est interdit même s’il s’agit d’un animal tenu en laisse. Toute présence entraînera irrémédiablement la disqualification de l’équipe sans que celle-ci puisse demander en retour une quelconque indemnisation.
L’accompagnateur pourra être tenu responsable de tout accident et/ou incident survenu du fait de sa présence sur le parcours et pourra faire l’objet de poursuites judiciaires.

De même, il est interdit d’accompagner un co-équipier sur son relais.

Le circuit ne pourra pas servir de zone d’échauffement pour les relayeurs. La zone d’échauffement et d’attente est délimitée par l’emprise du stade de foot.

L’organisation se dégage de toute responsabilité en cas d’accident provoqué par la présence d’un animal en divagation sur le parcours.

ARTICLE 15 : VESTIAIRES

Un espace vestiaire sera mis à disposition dans le centre multi activités du Pradeau.

A proximité des vestiaires il y aura possibilité de prendre une douche et de pouvoir utiliser des toilettes.

Dans ces locaux, les affaires des concurrents seront sous leur responsabilité et l’organisation se dégage de toutes responsabilités en cas de dommage (notamment en cas de bris, détérioration ou vol). Il est conseillé de ne rien laisser sans surveillance.

L’organisation n’organisera pas de consigne surveillée.

ARTICLE 16 : RAVITAILLEMENTS EPONGEAGE

• Un point d’eau (gobelets) sera installé 200 mètres à la sortie des zones relais (à droite de la route).
• Un point de ravitaillement eau et solide (gratuit) sera situé à l’embranchement allé et retour de la boucle sur le stade d’eaux vives.
• Un point de ravitaillement complet sera installé après la ligne d’arrivée dans l’espace réservé aux concurrents (gratuit).

ARTICLE 17 : ASSURANCES

Responsabilité civile :

Une police d’assurance avec contrat de responsabilité civile, contrat réservé aux entités sportives affiliées à la Fédération Française d’Athlétisme a été souscrit, extension prévue au contrat d’assurance MAIF – N°4121633 J et garantie ainsi le club (affiliation N°064016) pour l’organisation de l’épreuve.

Assurance dommages corporels :

Les athlètes licenciés FFA sont couverts par une assurance dommages corporels. Il est vivement conseillé pour les autres participants de souscrire une assurance personnelle couvrant les dommages corporels auxquels leur pratique sportive peut les exposer.

Pour ce qui concerne la responsabilité civile des participants, l’intervention de cette assurance pour ces derniers est limitée aux accidents qu’ils pourraient causer à l’occasion du déroulement de la manifestation sportive. Cette garantie interviendra en complément ou à défaut d’autres assurances dont ils pourraient bénéficier ailleurs.

ARTICLE 18 : DROIT A L’IMAGE

Par sa participation à l’EKIDEN PAU-GELOS chaque participant inscrit autorise de fait la FFA (ou ses ayants droits) à utiliser ou faire utiliser ou reproduire ou faire reproduire son nom, son image, sa voix et sa prestation sportive dans le cadre de l’EKIDEN en vue de toute exploitation directe ou sous forme dérivée et ce, sur tout support, dans le monde entier, par tous les moyens connus ou inconnus à ce jour pour une dure de 5 ans. Cette utilisation pourra être réalisée à titre commercial ou afin d’assurer la promotion de l’épreuve.

Une couverture photo de l’événement est réalisée et les photos prises seront disponibles sur le site www.ekidenpaugelos.org. Ces photos siglées sont gratuites et téléchargeables et ne pourront pas être réutilisées sans qu’apparaisse le sigle apposé par le photographe.

L’organisateur s’engage à ne pas utiliser l’image des concurrents d’une manière qui pourrait être dévalorisante ou attentatoire à la vie privée des participants.

ARTICLE 19 : LOI INFORMATIQUE ET LIBERTE PUBLICATION DES
RESULTATS

Conformément à la loi du 6 janvier 1978 modifiée, dites « informatique et liberté » les concurrents disposent d’un droit d’accès et de rectification de leurs données personnelles.

Toute participation à l’EKIDEN PAU GELOS implique que le coureur accepte et autorise la publication de ses données personnelles (nom, prénom et date de naissance) sur le site internet de la FFA et de l’EKIDEN PAU GELOS.

Les coordonnées informatiques de messagerie pourront en outre être réutilisées par le chronométreur. Si un participant ne le souhaite pas, il dispose de la possibilité de s’y opposer et peut le préciser sur le bulletin informatique d’inscription.

ARTICLE 20 : ANNULATION DE L’EPREUVE

En cas de force majeure, catastrophe naturelle ou de toute autre nature mettant en danger la sécurité des concurrents et des biens, l’organisation se réserve le droit d’annuler ou d’interrompre l’épreuve.

L’annulation intervient avant et jusqu’au 24 heures de l’événement, l’organisation s’engage à rembourser les frais d’inscriptions. Annulation après ces 24 heures et/ou durant l’épreuve pas de remboursement des inscriptions.

Cependant les frais de transaction payés lors de l’inscription, sur le site www.ekidenpaugelos.org ou sur le site du chronométreur www.pyreneeschrono.fr ne seront en aucun cas remboursés.

ARTICLE 21 : ACCEPTATION DU REGLEMENT

La participation à l’EKIDEN PAU-GELOS implique l’acceptation expresse par chaque concurrent du règlement. Les participants ou représentants légaux pour les mineurs reconnaissent avoir pris connaissance du présent règlement.

L’organisation se réserve le droit d’apporter toute modification qu’elle jugera nécessaire au bon déroulement de la manifestation.

ARTICLE 22 : PRECONISATION ECO RESPONSABLE

L’organisation de la manifestation EKIDEN PAU GELOS, a souhaité s’inscrire dans une démarche de développement durable ; ainsi il est demandé à chaque participant de respecter les efforts effectués par l’organisation pour intégrer l’événement sous cet aspect qui lui impose :

  • De gérer la manifestation sportive de manière responsable (faire attention à son empreinte
    sur la nature), 
  • De combattre l’exclusion sociale par la pratique du sport,
  • De prévenir et lutter contre les incivilités, la violence et le sexisme,
  • De développer le sport au service du bien-être et de la santé,
  • De promouvoir les pratiques sportives régionales.

ARTICLE 23 : STATIONNEMENT

Deux parkings seront mis à disposition des participants aux épreuves : square Edouard Herriot (mairie) et chemin de la Saligue (derrière le cimetière). Attention ces parkings seront fermés de 8h00 à 14h00, et les voitures stationnées ne pourront pas en sortir avant cet horaire.

Les personnes souhaitant partir durant la manifestation devront se garer hors circuit emprunté par la course.

L’emprise du haras est une propriété privée, aucun véhicule ne pourra y stationner.